Office Manager et Secrétaire Général

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Les fiches métiers

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Le métier d'Office Manager

Le quotidien, les bonnes pratiques, les trucs & astuces

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Définition et rôle de l’Office Manager :

Le métier d’Office Manager est apparu en France dans les années 2000 et il a considérablement transformé l’organisation interne des cabinets d’avocats et des entreprises. Aujourd’hui, cette profession se développe aussi au sein des associations et des entreprises quelles que soient leur taille et leur maturité, et notamment au sein des start-up. 

L’Office Manager est rattaché au directeur général qu’il assiste sur diverses fonctions pour que ce dernier puisse se concentrer sur la stratégie commerciale de son organisation.

Ainsi l’Office Manager doit maîtriser de plus en plus de compétences dans des domaines très variés : comptabilité, finance, management, gestion de projet, communication, droit social… Plus généralement, il est en charge du bon fonctionnement d’un service ou d’une entreprise.

Les missions de l’Office Manager :

Un Office Manager doit maîtriser de multiples compétences et doit être très polyvalent puisque ces missions recouvrent :

  • La gestion du personnel : ressources humaines, droit social, RSE, développement durable, bien-être au travail…
  • La gestion des outils comptables et financiers : budget, rentabilité et bilan de l’entreprise…
  • Les relations avec les prestataires : contrats, négociation…
  • La gestion de projet : organisation, cadrage, pilotage…
  • La gestion des données et des systèmes d’information : transformation digitale, gestion des données personnelles, management des S.I….
  • Le marketing et la communication : plan marketing, études de marché, veille concurrentielle, communication interne, externe et événementielle…

 

Les compétences et qualités de l’Office Manager :

  • La polyvalence
  • L’organisation
  • Le sens des priorités
  • Une bonne gestion du stress
  • L’autonomie
  • Excellent relationnel
  • L’écoute
  • Une maîtrise des outils bureautiques
  • L’anglais

Comment devenir Office Manager ?

Prérequis

Il n’existe pas à proprement parler de formation spécifique pour exercer ce métier de multispécialiste. Pour un premier poste, les recruteurs exigeront dans la plupart des cas un bac +2 minimum en assistanat de direction, management, gestion d’entreprise…

Reconversion ou évolution de carrière

Que vous soyez déjà en poste en tant qu’Office Manager ou que vous souhaitez le devenir, le Mastère Office Manager / Secrétaire général de HEAD vous permet de renforcer vos compétences dans tous les domaines administratifs, de gestion, de développement et d’organisation au sein d’une entreprise ou d’un cabinet d’avocats.

Témoignage

« Pour exercer ce métier, il y a des fondamentaux : la personne doit être organisée, rigoureuse, avoir le sens des priorités et doit être apte à gérer les urgences. Il faut aussi savoir écouter, argumenter pour convaincre, faire preuve d’initiative sans que l’une de ces qualités ne prévaut sur l’autre. »

Emmanuelle Jacq, Office Manager au sein du cabinet PARME Avocats, diplômée de la promotion #1 du Mastère OM/SG 

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Le métier de Secrétaire Général

Les qualités indispensables, les compétences multiples

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Définition et rôle du Secrétaire général :

Le métier de Secrétaire juridique s’exerce aussi bien dans les grandes que les moyennes et petites entreprises. Au sein des grandes entreprises, le Secrétaire général assiste le Directeur général en ayant plus particulièrement en charge le juridique, l’administratif et les ressources humaines. Dans les plus petites structures, il prend en charge également d’autres fonctions transversales comme les finances, la comptabilité, le marketing… Plus généralement, il est en charge du bon fonctionnement d’un service ou d’une entreprise.

Les missions du Secrétaire général :

Un Secrétaire général doit maîtriser de multiples compétences et doit être très polyvalent puisque ces missions peuvent recouvrir :

  • La gestion du personnel : ressources humaines, droit social, RSE, développement durable, bien-être au travail…
  • La gestion des outils comptables et financiers : budget, rentabilité et bilan de l’entreprise…
  • Les relations avec les prestataires : contrats, négociation…
  • La gestion de projet : organisation, cadrage, pilotage…
  • La gestion des données et des systèmes d’information : transformation digitale, gestion des données personnelles, management des S.I….
  • Le marketing et la communication : plan marketing, études de marché, veille concurrentielle, communication interne, externe et événementielle…

Les compétences et qualités du Secrétaire général :

  • La polyvalence
  • L’organisation
  • Le sens des priorités
  • Une bonne gestion du stress
  • L’autonomie
  • Un excellent relationnel
  • L’écoute
  • Une maîtrise des outils bureautiques
  • L’anglais

Comment devenir Secrétaire général ?

Il n’existe pas à proprement parler de formation spécifique pour exercer ce métier de multispécialiste. Les Secrétaires généraux ont généralement une formation supérieure en droit, gestion et/ou management ainsi qu’une bonne expérience professionnelle dans un poste transversal et managérial.

Que vous soyez déjà en poste en tant que Secrétaire général ou que vous souhaitez le devenir, le Mastère Office Manager / Secrétaire général de HEAD vous permet de renforcer vos compétences dans tous les domaines administratifs, de gestion, de développement et d’organisation au sein d’une entreprise ou d’un cabinet d’avocats.

Témoignage

Quelles sont les qualités requises pour accomplir vos fonctions ?  

« Ecoute, loyauté et bon sens sont les qualités professionnelles essentielles pour répondre aux exigences de ce métier, j’ajouterai même endurance pour tenir le rythme. Au niveau technique, il faut disposer d’une bonne expression écrite et orale, savoir écrire pour différents supports et s’exprimer au nom de l’entreprise. La représentativité comporte également des exigences en matière de présentation. Echanger à un bon niveau avec les différents spécialistes de l’entreprise, finance, qualité, droit, marketing, RGPD, informatique…nécessite des connaissances dans tous ces domaines. Enfin, il faut bien connaître son entreprise, son histoire, ses enjeux, son personnel, ses clients, ses concurrents, il faut se tenir bien informé. »

Nadia Robert, Secrétaire général chez OSAC et apprenante en cours Mastère Office Manager/Secrétaire général de HEAD

Les livres blancs et outils à découvrir

1 - Le métier d'Office Manager

  • Comment devient-on OM ?
  • A quoi ressemble une journée type ?
  • Quelles interactions avec les collaborateurs ?
  • Quelles qualités ?
  • Les satisfactions

2 - PORTRAIT d'UNE Office Manager

  • Accès la profession
  • Vision du métier
  • Conseils

3 - PORTRAIT D'UNE SECRETAIRE GENERALE

  • Le quotidien / La journée type
  • Les qualités indispensables
  • L’organisation au déconfinement

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Par ailleurs, vous pouvez vous opposer à la prospection téléphonique, en vous inscrivant sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique sur le site internet http://www.bloctel.gouv.fr/.